Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het beheer van gegevens

Algemeen 

Het is voor ons belangrijk dat onze klanten en contacten ons moeiteloos kunnen vertrouwen. We maken er dan ook een punt van om de persoonlijke levenssfeer zo veel als mogelijk te beschermen. Om ons werk zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en u een optimale service te kunnen bieden verzamelen we bepaalde persoonsgegevens van onze klanten en contacten. 

Het spreekt voor zich dat we met deze gegevens heel voorzichtig omspringen, we beheren deze gegevens op een veilige en respectvolle manier. Over welke gegevens het dan juist gaat, hoe lang we deze bijhouden en voor welke doeleinden kan u hieronder lezen in ons privacybeleid. Iedereen moet controle hebben over zijn eigen persoonsgegevens en daarom willen we iedereen de kans geven om te beslissen welke gegevens u met ons wil delen en welke niet.

Deze Privacyverklaring beschrijft hoe TopTalents persoonsgegevens die we over individuen kunnen verzamelen, mogen gebruiken, verwerken, opslaan en openbaar maken.

We handelen als verwerkingsverantwoordelijk en zijn aldus verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die die we verwerken. Deze verklaring informeert u over hoe wij uw persoonsgegevens beschermen en over uw privacyrechten.

Definities

• Privacyverklaring: de onderhavige verklaring van TopTalents met betrekking tot de privacy
• Verwerkingsverantwoordelijke:

TOPTALENTS, Karrewegstraat 150, 9800 Deinze , ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0739.913.723 vertegenwoordigd door Sabine Vanovenberghe , bestuurder.  Hierna genoemd  TopTalents genoemd.

• Persoongegevens: alle gegevens waarmee de kandidaat of een derden (klanten en leveranciers) direct of indirect kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is
• Werknemer: de natuurlijke persoon in dienst van TopTalents
•  Verwerking van gegevens: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Kandidaten

•  Wanneer u onze website (www.toptaletnts.be) gebruikt of gebruik maakt van het contactformulier op onze website kunnen wij bepaalde persoonsgegevens van u vragen, zoals uw naam en contactgegevens (e-mail, privéadres en telefoonnummer). Afhankelijk van de aard van uw vraag, is het mogelijk dat wij u naderhand ook vragen naar uw criteria voor het zoeken van een baan, uw voorkeuren voor een baan, uw werkervaring, salaris, het bezit van een rijbewijs en wagen en andere achtergrondinformatie.
• Wanneer u ons rechtstreeks via de website, via e-mail, of via sociale media (LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram), op een jobbeurs, een promotie-, netwerk- of trainingsevenement of bij ons op kantoor een gerichte of spontane sollicitatie bezorgt, zullen wij uw persoonsgegevens verwerken, zodat wij u als kandidaat kunnen registreren.

Tijdens deze registratie verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens rechtstreeks van uzelf, uw CV, van referenties uit uw beroeps- of opleidingsverleden en via eventuele testen die u op onze vraag invult.

Onze klanten kunnen bijkomende persoonsgegevens over u vragen die verband houden met hun vacature en vereisten. De categorieën van persoonsgegevens die wij over u kunnen verzamelen zijn:

•  Uw identiteit (uw volledige naam, voornamen, bewijs van naamsverandering, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, rijksregisternummer, burgerlijke staat en gezinssamenstelling)
•  Uw taalvoorkeur en talenkennis
• Een bewijs van uw recht om te werken (arbeidskaart)
•  Een foto
• Uw rijbewijs
• Contactgegevens waaronder uw e-mailadres, privéadres en telefoonnummers
• Uw criteria, voorkeuren en verwachtingen bij het vinden van een job
• Uw opleidingsniveau, diploma’s, vaardigheden, kennis en ervaring
• Uw huidig salaris en andere voordelen, alsook uw loon verwachtingen
• Uw loopbaan, referenties van vorige werkgevers of uit uw opleidingsverleden
• Gegevens met betrekking tot uw gezondheid (wordt enkel opgevraagd indien noodzakelijk voor de vacature waarvoor u solliciteert)
• Gegevens met betrekking tot uw strafregister - bewijs van goed gedrag en zeden  (wordt enkel opgevraagd indien dit noodzakelijk is voor de vacature waarvoor u solliciteert)
• Andere informatie die in uw CV staat of die u ons ter beschikking wil stellen, alsook andere gegevens of voorkeuren die u kenbaar maakt via sociale media, acties, mobiele applicaties, ...

Als u ons informatie over derden verstrekt, gaan wij ervan uit dat deze derden u toestemming hebben gegeven om deze informatie te verstrekken en TopTalents hun persoonsgegevens te verwerken.

Zoals de wet omschrijft verwerken wij geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over uw raciale of etnische afkomst, politieke of religieuze opvatting, seksuele voorkeuren, ...

Klanten en leveranciers

Als u klant of leverancier bent van goederen en diensten, zullen wij informatie verzamelen en verwerken over personen in uw organisatie die ons in staat stelt om de nodige communicatie te voeren en diensten te verlenen of goederen en diensten te ontvangen.

Hoe en waarom worden persoonsgegevens verwerkt

We verwerken persoonsgegevens om u onze dienstverlening bij het vinden van werk aan te bieden.

Daarbij verwerken wij alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om het door ons beoogde doel te realiseren.

In het bijzonder kan TopTalents persoonsgegevens van kandidaten verwerken voor het bereiken van de volgende doeleinden:

• Om vaste tewerkstelling of aanwerving te voltooien
• Om gepaste informatie te kunnen verstrekken aan kandidaten omtrent een vacature, opleiding, seminarie, netwerkevent
•  Om kandidaten te kunnen begeleiden en coachen op vlak van carrière door middel van relevante vacatures, opleidingen, seminaries of netwerkevenementen in lijn met de achtergrond en doelstellingen van de kandidaat
• Om kandidaat gegevens te analyseren om zodoende de producten en diensten beter te kunnen afstemmen op hun noden
• Om marktonderzoek te kunnen uitvoeren
• Om gericht loopbaanadvies te kunnen verstrekken

We zullen uw persoonsgegevens eveneens verwerken voor andere rechtmatige  zakelijke doeleinden zoals het produceren van statistieken, analyse van het succes van onze marketingcampagnes, het aantal bezoekers aan onze website, en de naleving van andere contractuele, wettelijke en reglementaire verplichtingen.

We verwerken uw persoonsgegevens enkel voor het vooropgesteld doel, tenzij we redelijkerwijs van mening zijn dat we de gegevens moeten verwerken voor een andere reden die overeenstemt met het oorspronkelijke doel.

Als we uw persoonsgegevens moeten verwerken voor een niet-gerelateerd doel, zullen wij u inlichten en u informeren over de wettelijke basis.

Het doorgeven van uw persoonsgegevens aan derden

Voor zover als nodig of aangewezen en zonder u hierover voorafgaandelijk in te lichten kan TopTalents uw persoonsgegevens doorgeven aan de volgende derden in de volgende omstandigheden:

• aan onze klanten in het kader van onze dienstverlening van private arbeidsbemiddeling
• aan bedrijven en personen die voor ons zakelijke functies uitoefenen (personen die instaan voor de hosting van onze website, die juridische en boekhoudkundige diensten verlenen, marketingprojecten voor ons beheren, ...)
• aan onze rechtsopvolgers
• aan overheidsinstanties wanneer er een wettelijke verplichting op ons rust of om de van toepassing zijnde wetten of rechtsprocedures na te leven
• er een gerechtvaardigd belang is voor TopTalents of de betrokken derde
• wanneer wij daarvoor uw toestemming verkrijgen

Waar van toepassing zullen wij de aangewezen contractuele, vertrouwelijke, veiligheids- en andere verplichtingen opleggen aan derden die diensten verlenen en de verwerkers die wij hebben aangesteld, volgens de aard van de diensten die zij verlenen.

Wij zullen hen enkel toelaten uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de wet en onze instructies. Wij staan hen niet toe uw persoonsgegevens te gebruiken voor eigen doeleinden.

In geval van internationale doorgifte van persoonsgegevens beschermen wij uw gegevens volgens het beschermingsniveau dat is vereist door de Europese regelgeving.

Wij kunnen anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering gebruiken. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

Beveiliging van de persoonsgegevens

Wij staan ervoor garant dat het beveiligingsbeleid dat wij voeren bij de verwerking van persoonsgegevens steeds voldoende is, volgens de huidige stand van de techniek, om ons te wapenen tegen een ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of verlies.

Wij beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot de werknemers, agenten en andere derden die deze nodig hebben vanuit zakelijk oogpunt.

Wij hebben procedures ingevoerd om met vermoedelijke inbreuken op uw persoonsgegevens om te gaan en zullen u en de aangewezen toezichthoudende autoriteit inlichten bij een inbreuk als wij wettelijk de verplichting hebben dit te doen.

Bewaren van de persoonsgegevens

TopTalents  bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens zolang als nodig is om het doel te dienen waarvoor we de gegevens hebben verzameld. Dit betekent dat we uw persoonsgegevens zullen bewaren tijdens de hele periode van uw relatie met ons en terwijl wij onze dienstverlening bij het vinden van werk aanbieden.

Een kandidaat en zijn of haar carrière evolueren doorheen de jaren, zodat de nood aan zowel carrièreopportuniteiten, opleidingen, seminaries, coaching of netwerkevents blijft doorheen de carrièreloopbaan.

Om deze reden worden uw persoonsgegevens bewaard voor de duur van uw gehele professionele carrière.

Uiteraard heeft u steeds het recht om de verwijdering of vernietiging van uw persoonsgegevens te verzoeken.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de wetgeving en de verjaringstermijn die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bijvoorbeeld omwille van wettelijke of juridische doeleinden.

In sommige gevallen kunnen we uw persoonsgegevens anoniem maken (zodat deze niet meer met u kunnen worden geassocieerd en u niet meer kan worden geïdentificeerd). Dit kunnen wij doen voor intern of extern onderzoek en statistische redenen, waarbij wij de geanonimiseerde gegevens kunnen blijven gebruiken zonder u daarover verder in te lichten.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

U heeft het recht om:

• een verzoek tot toegang en inzage van uw persoonsgegevens in te dienen. Hiermee kunt u een kopie krijgen van de persoonsgegevens die wij van u hebben en nagaan dat we deze verwerken zoals wettelijk voorzien
• te verzoeken om een correctie van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Hiermee kunt u onvolledige of onjuiste persoonsgegevens die wij van u verwerken laten verbeteren
• te verzoeken om de verwijdering / vernietiging van uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen of te vernietigen indien wij geen geldige reden meer hebben om deze te blijven verwerken.
• verzet aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als wij ons beroepen op een rechtmatig belang (of dat van een derde partij) en u door uw specifieke situatie verzet wil aantekenen tegen de verwerking op basis van deze rechtsgrond. Dit kan indien u meent dat de verwerking een impact heeft op uw fundamentele rechten en vrijheden. U heeft tevens het recht om verzet aan te tekenen als wij uw persoonsgegevens verwerken voor direct marketing doeleinden.
• te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u ons vragen het verwerken van uw persoonsgegevens op te schorten bij de volgende scenario‘s:
• wanneer u wenst dat wij de correctheid van de gegevens nagaan
•  als ons gebruik van de gegevens onwettig is, maar u niet wenst dat wij de gegevens vernietigen
• als u wenst dat wij de gegevens bewaren, zelfs wanneer wij ze niet langer nodig hebben
• wanneer u verzet heeft aangetekend tegen het verwerken van uw gegevens en dit in behandeling is
• te verzoeken tot overdracht van uw persoonsgegevens aan u of aan een derde partij (gegevensoverdracht)
• de toestemming tot gegevensverwerking ten allen tijde in te trekken. Deze intrekking zal echter geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking die reeds heeft plaatsgevonden voorafgaand aan de intrekking.

U kunt uw verzoek tot uitoefening van één of meerdere van bovenstaande rechten sturen naar info@toptalents.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen.

Wij proberen op alle rechtmatige verzoeken te reageren binnen een tijdspanne van een maand. In geval van meerdere of complexe verzoeken kan deze termijn worden overschreden.

Tot slot willen wij u er tevens op wijzen dat u het recht heeft om klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijzigingen privacyverklaring

De verwerking van de persoonsgegevens kan evolueren ten gevolge van gewijzigde wetgeving, technische vooruitgang, ...
Wij houden ons dan ook het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen.

De laatste versie van onze privacyverklaring kunt u steeds raadplagen op onze website www.toptalents.be